¿Cómo los estudiantes (o sus padres) pueden aplicar a la escuela e inscribirse ellos mismos?
Cada año, las instituciones integran nuevos alumnos. La admisión y la inscripción de nuevos estudiantes puede ser sujeta a ciertas condiciones tal como los resultados académicos, o restricciones de tiempo y disponibilidad. Para este proceso, y para cada estudiante, tal vez quiere pedir más información y documentos al fin de revisarlos y validar la aplicación.
¿Qué tal si este proceso pudiera ser manejado por RosarioSIS, dando a los estudiantes o sus padres la posibilidad de inscribirse ellos mismos? Luego, los estudiantes que se admiten pueden ser matriculados en la escuela en un clic.
Este caso de uso se basa en el formulario de inscripción publica. Involucra una institución separada y dedicada a las admisiones para que los estudiantes puedan aplicar a la escuela en cualquier momento, sin ser mezclados con los estudiantes ya matriculados. Finalmente, el programa Inscripción permitirá a los estudiantes o sus padres entrar los detalles de contacto y subir documentos para revisión.
Abajo se encuentran instrucciones paso a paso.
Índice
La institución admisiones
Primero vamos a crear una institución dedicada a las admisiones para que los estudiantes que aplican no se mezclen con los otros estudiantes.
- Ir al programa Institución > Copiar una Institución.
- Entra "Admisiones" en el campo Nuevo Nombre de la Institución. Haga clic en OK.
- Ir al programa Institución > Calendars. Haga clic en el enlace Crear en la derecha.
- Entra "Principal" en el campo Título y haga clic en OK.
Luego, permitamos a los estudiantes inscribirse ellos mismos. Para eso, vamos a abrir el formulario de inscripción publica para que los estudiantes o sus padres puedan create una cuenta en la institución admisiones.
- Ir al programa Institución > Configuración. Haga clic en la pestaña RosarioSIS.
- Marque la casilla Crear Cuenta de Estudiante y la casilla Activación Automática de Cuenta de Estudiante.
- Seleccionar "Admisiones" desde el menú desplegable Institución por Defecto y marque la casilla Forzar.
- Seleccionar "Nombre de Usuario" desde el menú desplegable Campo email Estudiante. Haga clic en Guardar.
Finalmente, vamos a crear una cuenta de estudiante en la institución admisiones.
- Salga por favor. Notará el enlace Crear Cuenta de Estudiante en el formulario de conexión. Haga clic en el enlace.
- Llene el formulario Crear Cuenta de Estudiante. Notará que es el mismo formulario que en el programa Estudiantes > Información del Estudiante, pestaña Datos Personales. Haga clic en Guardar.
La cuenta ha sido creada. Guarde el nombre de usuario y la contraseña para más tarde por favor. Debería haber recibido una notificación por email.
Guardar información de contacto y subir documentos
Primero, vamos a configurar el formulario Inscripción.
- Entra como administrador y ve al programa Estudiantes > Inscripción.
Desde acá puede configurar y previsualizar el formulario Inscripción, tal cómo los estudiantes o sus padres lo verán. Por defecto, tiene 2 contactos padre, 1 dirección, Datos Personales y Médico.
Vamos a agregar campos para subir archivos al formulario.
- Ir al programa Estudiantes > Campos de Estudiantes.
- Haga clic en el icono "+" al fin de la lista. Entra "Documentos" en el campo Título. Haga clic en Guardar.
- Haga clic en el icono "+" en la lista de campos en la derecha. Entra "Documento de identidad" en el campo Título. Seleccionar "Archivos" desde el menú desplegable Tipo de Dato. Marque la casilla Obligatorio. Haga clic en Guardar.
- Haga clic en el icono "+" en la lista de campos en la derecha. Entra "Diploma" en el campo Título. Seleccionar "Archivos" desde el menú desplegable Tipo de Dato. Marque la casilla Obligatorio. Haga clic en Guardar.
- Volver al programa Estudiantes > Inscripción.
- Abajo en la pantalla, marque la casilla "Documentos" y desmarque "Médico". Haga clic en Guardar.
Finalmente, vamos a llenar este formulario de inscripción como estudiante.
- Entra al sistema con la cuenta de estudiante que creamos antes.
- Ir al programa Estudiantes > Inscripción.
- Llene el formulario, los contactos y la dirección. Corrija los Datos Personales si hay necesidad y suba los documentos necesarios. Haga clic en Guardar.
Debería recibir una notificación por email.
Matricular nuevos estudiantes
Ahora, tenemos una cuenta de estudiante así que la información necesaria en la institución admisiones. Digamos que el estudiante pasa el proceso de admisión. ¿Cómo podemos matricular este estudiante?
- Seleccionar la institución "Admisiones" desde el menú desplegable de izquierda. Luego, ir al programa Estudiantes > Información del Estudiante.
- Seleccione el estudiante.
Ahora hay 2 opciones:
Opción A: la cuenta del estudiante fue creada antes del principio del año escolar. Queremos que el estudiante este matriculado en la escuela al principio del año escolar. Es decir, después de la transferencia (Institución > Transferir).
- Para eso, seleccione "Institución Ejemplo" desde el menú desplegable Promover / No Promover Opciones. Haga clic en Guardar.
Para mayor información sobre el proceso de transferencia, por favor consultar el PDF Guía transferir.
Opción B: queremos matricular el estudiante ya.
- Seleccionar la fecha de ayer en el campo de fecha Retirado. Haga clic en Guardar.
- Una nueva clave de matrícula aparece. Seleccionar la fecha de hoy en el campo de fecha Primer día de clase del año escolar. Seleccionar "Institución Ejemplo" desde el menú desplegable Institución. Haga clic en Guardar.
- Seleccionar el Grado y el Calendario desde los menús desplegables. Haga clic en Guardar.
¡Es todo para este caso de uso! Consultar otros casos de uso.
