Comment les élèves (ou leurs parents) peuvent s'inscrire à l'école et créer leur propre compte ?
Chaque année, les écoles intègrent de nouveaux élèves. L'inscription de nouveaux élèves peut être sujet à certaines conditions comme les résultats scolaires, ou des contraintes de temps et de place. Pour ce processus et pour chaque élève, vous souhaiterez demander des informations ainsi que des documents afin de les réviser et valider l'inscription.
Ce processus peut être mené à bien par RosarioSIS, en donnant la possibilité aux élèves ou leurs parents de créer un compte eux-mêmes. Ensuite, les élèves qui sont admis peuvent être inscrit à l'école en un clic.
Ce cas d'utilisation se base sur le formulaire d'inscription publique. Il implique la création d'une école séparée et dédiée aux inscriptions afin que les élèves puissent créer leur compte à n'importe quel moment, sans interférer avec les élèves actuellement inscrits. Finalement, le programme Inscription permettra aux élèves et à leurs parents d'entrer les informations de contact et uploader les documents pour révision.
En dessous se trouvent les instructions étape par étape.
Table des matières
L'école inscriptions
Nous allons tout d'abord créer une école dédiée aux inscriptions afin que les futurs élèves ne soient pas mélangés avec les élèves actuels.
- Allez au programme École > Copier l'école.
- Entrez "Inscriptions" dans le champ Nom de la nouvelle école. Cliquez sur OK.
- Allez au programme École > Calendriers. Cliquez sur le lien Créer sur la droite.
- Entrez "Principal" dans le champ Titre et cliquez sur OK.
Ensuite, permettons aux élèves de s'inscrire eux-mêmes. Pour cela, nous allons activer le formulaire d'inscription publique pour que les élèves ou leurs parents puissent créer un compte dans l'école inscriptions.
- Aller au programme École > Configuration. Cliquez sur l'onglet RosarioSIS.
- Cochez la case Créer un compte élève et la case Activation automatique du compte de l'élève.
- Sélectionnez "Inscriptions" depuis le menu déroulant École par défaut et cochez la case Forcer.
- Sélectionnez "Nom d'utilisateur" depuis le menu déroulant Champ email de l'élève. Cliquez sur Enregistrer.
Finalement, nous allons voir comment effectivement créer un compte élève dans l'école inscriptions.
- Veuillez vous déconnecter. Vous noterez le lien Créer un compte élève sur le formulaire de connexion. Cliquez-le.
- Remplissez le formulaire Créer un compte élève. Vous noterez qu'il s'agit du même formulaire disponible dans le programme Élèves > Informations élève, onglet Infos générales. Cliquez sur Enregistrer.
Le compte a été créé. Veuillez noter le nom d'utilisateur et le mot de passe pour plus tard. Vous devriez aussi recevoir une notification par email.
Enregistrer les informations de contact et uploader les documents
Nous allons d'abord configurer le formulaire Inscription.
- Connectez-vous comme administrateur et allez au programme Élèves > Inscription.
De là, vous pouvez configurer et prévisualiser le formulaire Inscription, tel que les les élèves ou leurs parents le verront. Par défaut, il comporte 2 contacts parent, 1 adresse, les Infos générales et Médical.
Nous allons ajouter des champs pour l'upload de fichiers au formulaire.
- Allez au programme Élèves > Champs élèves.
- Cliquez sur l'icône "+" en bas de la liste. Entrez "Documents" dans le champ Titre. Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur l'icône "+" dans la liste des champs sur la droite. Entrez "Carte d'identité" dans le champs Titre. Sélectionnez "Fichiers" depuis le menu déroulant Type du champ. Cochez la case Obligatoire. Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur l'icône "+" dans la liste des champs sur la droite. Entrez "Diplôme" dans le champs Titre. Sélectionnez "Fichiers" depuis le menu déroulant Type du champ. Cochez la case Obligatoire. Cliquez sur Enregistrer.
- Retournez au programme Élèves > Inscription.
- En bas de l'écran, cochez la case "Documents" et décochez "Médical". Cliquez sur Enregistrer.
Finalement, nous allons remplir ce formulaire d'inscription comme élève.
- Connectez-vous avec le compte élève que nous avons créé auparavant.
- Allez au programme Élèves > Inscription.
- Remplissez le formulaire, les contacts et l'adresse. Corrigez les Infos générales si besoin et uploadez les documents requis. Cliquez sur Enregistrer.
Vous devriez recevoir une notification par email.
Inscrire les nouveaux élèves
Maintenant, nous avons un compte élève et les informations requises dans l'école inscriptions. Disons que l'élève passe le processus d'admission. Comment pouvons-nous inscrire cet élève ?
- Sélectionnez l'école "Inscriptions" depuis le menu de gauche. Ensuite, allez au programme Élèves > Informations élève.
- Trouvez et sélectionnez l'élève.
Il y a maintenant 2 options :
Option A : le compte élève a été créé avant le début de l'année scolaire. Nous souhaitons que l'élève soit inscrit au début de l'année scolaire. C'est à dire, après le Report final.
- Pour cela, sélectionnez "École exemple" depuis le menu déroulant Options de passage / redoublement. Cliquez sur Enregistrer.
Pour plus d'informations sur le processus de report final, veuillez consulter le PDF Guide Report final.
Option B : nous souhaitons inscrire l'élève maintenant.
- Sélectionnez la date d'hier dans le champ date Retrait. Cliquez sur Enregistrer.
- Un nouveau dossier d'inscription apparaît. Sélectionnez la date du jour dans le champ date Date de début de présence cette année scolaire. Sélectionnez "École exemple" depuis le menu déroulant École. Cliquez sur Enregistrer.
- Sélectionnez le Niveau scolaire et le Calendrier depuis les menus déroulant. Cliquez sur Enregistrer.
Ce sera tout pour ce cas d'utilisation ! Consulter d'autres cas d'utilisation.
