Comment les enseignants peuvent prendre les présences des élèves à leurs cours ?

La plupart des écoles suivent les présences et la présence des élèves est en général saisie au début du cours, par les enseignants eux-mêmes. La saisie des absences permet de savoir si un élève est présent, absent ou en retard en classe. Cela peut, en cas d'absences répétées, permettre de détecter l'absentéisme, et de prendre des mesures telles que contacter les parents ou des sanctions disciplinaires.
Un système comme RosarioSIS aide les enseignants à saisir les absences à travers une interface claire, leur permettant de simplement marquer les élèves qui sont absent, à l'aide d'une tablette par exemple.

Dans ce cas d'utilisation, nous allons voir premièrement comment configurer un cours et les calendriers, ainsi que tous les détails à prendre en compte. Ensuite, nous allons montrer comment les enseignants prennent en effet les absences. Enfin, nous allons consulter les présences comme administrateur.

Cela implique les modules Présence, Planification et École. Ces 3 modules sont des modules du coeur de RosarioSIS.

Ci-dessous se trouvent les instructions pas à pas.

Configuration

Premièrement, nous allons réviser les codes de présence.

1. Allez au programme Présence > Codes de présence.
2. Comme vous pouvez voir, nous avons 4 codes prédéfinis : "Absence justifiée", "Absent", "Présent" et "Retard".

"Présent" est le code par défaut et il sera présélectionné au moment de prendre les absences. "Absence justifiée" est du type "Secrétariat seulement" donc les enseignants n'y auront pas accès. "Absence justifiée" a aussi un Code d'état "Absent". Merci de changer cela si vous préferrez qu'une absence justifiée ne compte pas comme une absence.

Ensuite, nous allons réviser la configuration d'une classe.

1. Allez au programme Planification > Cours.
2. Sélectionnez (ou créez) une matière, un cours et une classe.
3. Veuillez vous assurer que la période scolaire est le trimestre / semestre courant ou bien l'année. Ici, c'est "Année" (Année complète).
4. Veuillez vous assurer que la classe a au moins une tranche horaire et un jour. Ici c'est "Matin" du lundi au vendredi.
5. Veuillez vous assurer que l'option "Présence" est cochée sous le champ Prends les absences.
6. Veuillez noter le calendrier sélectionné. Ici c'est le calendrier "Principal".

Maintenant, nous allons réviser le calendrier.

1. Allez au programme École > Calendriers.
2. Sélectionnez le calendrier "Principal" depuis le menu déroulant en haut de l'écran.
3. Veuillez vous assurer que les jours d'école, ou les jours de cours soient en vert.

Finalement, nous allons réviser les élèves inscrits au cours.

1. Allez au programme Élèves > Informations élève et cliquez sur le lien Recherche avancée.
2. Ouvrez le widget Planification et cliquez sur le lien "Choisir". Sélectionnez la classe et cliquez sur Valider.
3. Au cas ou aucun élève n'est listé, veuillez inscrire au moins un élève avant de continuer. Pour cela, allez au programme Planification > Emploi du temps élève.
4. Cliquez sur le premier élève de la liste et révisez son calendrier.
5. Ici le calendrier est "Principal", c'est donc tout bon.
6. Au cas où le calendrier est différent, veuillez le réviser depuis le programme École > Calendriers. Ensuite, veuillez vous assurer que les jours de cours correspondent avec le calendrier de l'élève.

Répéter cela pour autant d'élèves qu'il y a dans la classe.

Saisir les absences

Maintenant, voyons comment l'enseignant du cours va en effet prendre les absences dans le système.

1. Connectez-vous comme enseignant et allez au programme Présence > Saisir les absences.
2. Sélectionnez le bon cours depuis le menu de gauche si besoin.
3. Sélectionnez le prochain jour de cours avec les champs de date au cas où il n'y a pas cours aujourd'hui.
4. Pour chaque élève de la liste, sélectionnez "Présent", "Retard" ou "Absent". "Présent" étant l'option présélectionnée / par défaut, vous n'aurez qu'à repérer les élèves absents. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter les absences

Finalement, voyons comment nous pouvons consulter les absences prises par l'enseignant, et comment le secrétariat peut les modifier.

1. Allez au programme Présence > Administration.
2. Cliquez sur le nom de l'élève dans la liste.
3. Cliquez sur le code "Absent" dans la liste et changez le pour "Absence justifiée". Entrez la justification dans le champ Saisie du secrétariat et cliquez sur Mettre à jour.

C'est tout pour ce cas d'utilisation ! Consulter d'autres cas d'utilisation.

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